Doporučené výstupní dokumenty
Třetí verze metody nemá explicitně žádné speciální dokumenty dokumentující průběh analýzy rizik. Zatím je vypracování soustavné dokumentace projektů v našich firmách spíše výjimkou, což se týká i dokumentace rizik. Také pro formu a vedení registru rizik nejsou dosud žádná obecná pravidla. Pokud se objeví požadavky a potřeba doporučit vzorové dokumenty, budou takové vzory doplněny v příští verzi metody.
Obecně je možno doporučit následující zásady dokumentace rizik v průběhu používání metody RIPRAN:
- Každá fáze by měla být dokumentována samostatným dokumentem, který má uvedeno pro který projekt byla tato fáze analýzy rizik provedena. Na dokumentu by mělo být zřetelně označeno, kteří pracovníci materiál a kdy zpracovali, kdo ho schválil a podobné formální náležitosti.. Dokument může mít v záhlaví logo a označení firmy, v rámci které byl vypracován.
- Identifikace, kvantifikace a návrhy analýzy je možno zpracovat buď tabulkou formou (viz popis těchto fází) nebo použít jednoduchý výčet všech skutečností pro každé riziko (viz poznámka v popisu metody na konci textu).
- Pro první a poslední fázi lze využít prostou formu strukturovaného zápisu.
- Podobně závěrečná zpráva může být formou strukturovaného zápisu.
- Pokud tabulky a jiné použité materiály nejsou k dispozici běžně ve firmě nebo nevyplývají z nějakých jiných skutečností (směrnice, metodické pokyny, apod.), přičemž pro pochopení použitého postupu jsou důležité, je potřeba takové materiály připojit k dokumentaci jako přílohy, aby bylo zřetelné, které pomocné materiály byly použity.
- V současné době je nutno preferovat elektronickou formu všech dokumentů, takže všechny výstupní dokumenty by měly mít elektronickou podobu a také by měly být v elektronické podobě archivovány.
